1) Sisteme Bireysel Kayıt

Proje başvurusu yapmak ve dâhil olunan projeyle ilgili tüm idarî, malî ve hukukî süreçleri yürütebilmek için sisteme bireysel olarak kayıt olmak gereklidir. Sisteme kayıt olmak için:

  • Sistemin ana sayfasına erişim sağlanır.
  • Sağ üstte yer alan Register tuşuna tıklanır.
  • Sayfada yer alan bilgiler doldurulduktan sonra Create An Account tuşuna basılarak işlem sonlandırılır. Bu işlemi takiben 3.adımdaki bilgilerde yazılan e-posta adresine gelecek e-postada yer alan onay linkine tıklanarak süreç tamamlanır.

ÖNEMLİ NOT: Gelecek e-postadaki onay linki gönderildiği saatten itibaren sadece 1,5 saat geçerli olacaktır. Bu süreyi geçirdiğiniz durumda kayıt işlemi tekrar edilmek zorundadır.

Bu süreci takiben ana sayfada sağ üstte yer alan Login tuşuna tıklanarak ve sisteme kayıt aşamasında doldurulan kullanıcı adı ve şifre bilgileri kullanılarak sisteme giriş yapılabilir.

 

2) Kuruluş Kaydı (PIC Numarası Alınması)

Proje başvurusu yapmak veya oluşmuş bir konsorsiyuma dâhil olmak için her kuruluşun bir resmî kimlik numarası olmak zorundadır. Platformdaki bu numaraya “PIC Numarası” denilmektedir. PIC Numaraları sistemde 3 şekilde görünür:

  • “Declared” Durumu: Kaydı yapılan kuruluşun geçmişte başarılı ve desteklenmiş bir projesi olmadığından PIC numarası ilk kayıt aşamasında verilmiş ve henüz onay (validation) sürecine geçmemiştir. Bu durumda PIC numarası bulunan kuruluşların LEAR kişisi henüz atanmamıştır. Bu durum proje başvurusu yapmaya engel değildir.
  • “Sleeping” Durumu: Kaydı yapılan kuruluşla Avrupa Komisyonu’nun ilgili birimi PIC numarasının onay (validation) süreci için irtibata geçmiş fakat yeterli sürede kendilerinden geri dönüş alamamıştır. Bu geçici durumu çözmek için Avrupa Komisyonu Research Enquiry Service (RES) ile irtibata geçip durumu bildirmek gerekir. (İrtibat için: http://ec.europa.eu/research/index.cfm?pg=enquiries) Bu durumda PIC numarası bulunan kuruluşların LEAR kişisi henüz atanmamıştır. Bu durum proje başvurusu yapmaya engel değildir.
  • “Validated” Durumu: Kaydı yapılan kuruluşun geçmişte başarılı ve desteklenmiş bir projesinin Hîbe Sözleşmesi imzalanma aşamasında PIC numarasının onaylanması için gerekli süreç izlenmiş, ilgili belgeler Komisyon’a gönderilmiş ve PIC numarası Komisyon tarafından onaylanmıştır. Bu onay sürecinde talep edilen belgeler arasında LEAR atama belgeleri de olduğundan bu kuruluşların LEAR kişileri ek bir detay mevcut değilse, atanmıştır.

 

Sisteme kuruluş kaydettirmek ve PIC Numarası almak için:

a) Kuruluş kaydı yaptırmadan evvel öncelikle kuruluş adına geçmişte bir kayıt ve dolayısıyla bir PIC numarası olup olmadığının kontrol edilmesi önerilir. Kontrol için lütfen tıklayınız.

b) Bu arama sonucunda;

  • Sistemde “Validated” durumunda bir kayıt çıktıysa bundan sonraki tüm işlemlerin bu kayıtla yapılması gerekmektedir. Yeni bir PIC numarası alınmasına gerek yoktur, Kuruluşun LEAR kişisi validated PIC numarasına dair tüm bilgileri revize edebilir, değiştirebilir. 
  • “Declared” veya “Sleeping” durumunda bir kayıt çıktıysa fakat yine de yeni bir kayıt yapılmak isteniyorsa, sisteme yeni kuruluş kaydı yapılabilir.
  • “Declared” veya “Sleeping” durumunda bir kayıt çıktıysa fakat bu kaydı yapan kişi ve kayıt yapılırken yapılan beyanlara dâir yeterli bilgi mevcut değilse veya herhangi bir kayıt çıkmadıysa, kuruluş kaydı yapılması gereklidir. 

 

Kuruluş kaydı yapmak için kontrol edilmesi gereken 2. husus ise kaydı yapacak kişinin portalda bireysel bir kaydının olup olmadığıdır. Kuruluş kaydı yapacak kişinin mutlaka sisteme bireysel kaydı olmak zorundadır. Bireysel kayıt için linkteki “Sisteme Bireysel Kayıt” bölümü incelenebilir.

Bu kontroller yapıldıktan ve kuruluş kaydı yapmaya engel bir durum olmadığı tespit edildikten sonra kuruluş kaydı yaptırmak için linke tıklanması gerekir. Açılan sayfalardaki bilgilerin doldurulması aşamasında detaylı bilgi içeren kılavuz için lütfen tıklayınız.

ÖNEMLİ NOT: “Declared” veya “Sleeping” durumundaki PIC numarası proje başvurusu yapmaya engel değildir. Bu durumdaki bir PIC numarasını kullanarak paydaşlar sorunsuz bir şekilde proje başvurusu yapabilirler.

 

3) KOBİ Aracı Başvurusu Öncesi PIC No Alırken Gerekli "Self-Assesment" Süreci

KOBİ Aracı kapsamında yapılacak proje başvuruları öncesinde, PIC numarası alırken atlanan veya tamamlanmadan bırakılan "SME Self-Assesment" süreçlerinin tamamlanması ve sistem üzerinden verilmiş "Kuruluşunuz SME olarak değerlendirilmiştir." onayına sahip olunması gerekiyor. Bu süreci tamamlamak için aşağıdaki adımların izlenmesi tavsiye edilir:

  • PIC numarası kaydını oluşturan kişinin Fonlama ve İhale Portalına login olması,
  • My Organisation(s)> Kuruluş hizası Actions --> Modify Organisation --> Sol menü: SME -->Start SME self assesment
  • Sonraki aşamalar için görsel anlatım içeren kılavuza linkten erişilebilir.